Assistants IA pour les PME de 10 à 50 salariés
Il prépare. Vous validez
.
Un assistant IA s'occupe du travail de bureau qui se répète : mails, commandes, relances, factures. Vous gardez la main sur tout ce qui part.
- En service en 2 à 3 semaines
- Un serveur à vous, en Europe
- Installé sur place, Haute-Savoie et Genève
Ce que ça change pour votre entreprise.
Gagner du temps, oui. Mais surtout répondre plus vite, ne plus rien oublier et grandir sans alourdir l'équipe.
Répondre avant vos concurrents
Une demande reçue à 19 h a une réponse prête le soir même. Bien souvent, le premier qui répond remporte l'affaire.
Ne plus rien laisser filer
Devis, impayés, attestations, demandes : tout est suivi, y compris quand quelqu'un est en congé ou malade.
Grandir sans recruter pour l'administratif
Quand l'activité monte, l'assistant absorbe le surplus. Pas de recrutement, pas de formation, pas de remplaçant à trouver.
Moins d'erreurs
Prix, quantités, références, dates : chaque saisie est vérifiée, et les écarts sont signalés avant de coûter.
La mémoire de l'entreprise
Ce qui était dans la tête d'un salarié ou au fond d'une boîte mail se retrouve en une question, même après son départ.
Des chiffres frais chaque matin
Ventes, retards, trésorerie, client qui ne commande plus : vous voyez ce qui bouge tout de suite, pas en fin de mois.
La langue de chaque client
Allemand, anglais, italien : chaque client reçoit une réponse soignée dans sa langue, sans attendre la personne qui la parle.
Des équipes sur leur vrai métier
Moins de copier-coller et de relances, plus de temps pour les clients, la production et les chantiers. Et moins d'usure.
Une journée avec votre assistant.
Il a déjà tout relu.
Pendant la nuit, il a parcouru vos mails, vos commandes et les paiements reçus.
- 38 mails lus
- Tableaux mis à jour
- 9 paiements rapprochés
Votre point du matin.
Dix lignes dans votre messagerie : commandes reçues, livraisons du jour, retards fournisseurs, impayés.
- 3 commandes reçues cette nuit
- 2 livraisons prévues aujourd'hui
- Acier : 2 jours de retard annoncés
- 1 facture à 45 jours
Trois commandes saisies.
Les bons de commande reçus par mail sont reportés dans votre outil. Un délai demandé ne tient pas : il vous le signale.
- Duval Industrie : 4 lignes saisies
- Référence 3 : délai à confirmer
- En attente de votre décision
Un certificat envoyé, en allemand.
Un client suisse réclame un certificat matière. Il retrouve le bon document et prépare la réponse dans sa langue.
- Weber Hydraulik AG, commande 2264
- Certificat retrouvé dans le dossier qualité
- Réponse validée à 11 h 52
Les retards fournisseurs, suivis.
Il relance les fournisseurs en retard, met à jour les dates prévues et prépare un mot pour les clients concernés.
- 2 relances fournisseurs prêtes
- Planning mis à jour
- Client prévenu après validation
Le point de la semaine est prêt.
Chiffre d'affaires, commandes en retard, livraisons à l'heure : le tableau que vous faisiez le vendredi soir.
- Tableau de la semaine généré
- 3 indicateurs en baisse signalés
Il veille. Vous, non.
Il garde un œil sur les demandes du soir et prépare le point de demain. Rien ne part sans vous.
- 2 demandes reçues ce soir
- Point de demain en préparation
Douze missions. Vous commencez par trois.
On branche d'abord celles qui comptent le plus pour vous. Les autres peuvent suivre quand vous voulez.
Vendre et fidéliser
Relances clients
Devis sans réponse, documents manquants, rendez-vous à confirmer : il relance au bon moment, dans votre ton.
3 modèles de relance à copierDevis et offres
Il lit la demande, prépare un brouillon à partir de vos tarifs et de vos anciens devis, et signale ce qui manque.
Avis et communication
Une réponse à chaque avis Google, des posts LinkedIn à partir de vos chantiers ou projets, des fiches produits à jour.
Répondre à vos clients
Mails et boîte commune
Il trie contact@ et commandes@, prépare les réponses simples et transmet le reste à la bonne personne, avec un résumé.
Suivi de commande et questions fréquentes
Où en est ma commande, quel délai, quel document : il retrouve l'information et prépare la réponse en quelques minutes.
Rendez-vous et interventions
Il propose des créneaux selon vos agendas, confirme, rappelle la veille et prévient en cas de changement.
Alléger l'administratif
Commandes et saisie
Il lit les bons de commande et de livraison reçus, les reporte dans votre outil et signale les écarts.
Factures et paiements
Il rapproche paiements et factures, prépare les relances d'impayés et range les factures fournisseurs.
Comptes rendus et documents
Il transforme vos notes, même vocales, en comptes rendus et rapports, et repère les attestations et certificats qui expirent.
Piloter et décider
Point du matin et tableaux
Chaque matin, ce qui presse en dix lignes. Chaque semaine, vos chiffres clés et ce qui dérape, sans ouvrir Excel.
Veille et appels d'offres
Il surveille les appels d'offres publics, les prix et les nouveautés de vos concurrents, et vous signale ce qui vous concerne.
Mémoire de l'entreprise
Une question, une réponse : « qu'a-t-on facturé à Morel l'an dernier ? », « où est la procédure de réception ? ».
Il travaille dans vos outils, pas dans un logiciel de plus.
- Outlook
- Gmail
- Excel
- Google Drive et Sheets
- Vos PDF
- Votre logiciel de gestion : on vérifie au diagnostic
La règl
e ne change jamais : rien ne part sans vous.
Rien ne part sans votre clic
Mails, relances, saisies : il prépare, vous validez. Toujours.
Il ne peut ni payer, ni supprimer
Ces limites sont verrouillées dans le système, pas seulement écrites dans une consigne.
Testé sur vos vraies données
Avant la mise en service, on vérifie qu'il fait exactement ce qu'il faut, et rien d'autre.
Vos données restent chez vous
Un serveur par entreprise, en Europe, et un journal de tout ce qu'il fait.
Que pourriez-vous lui confier ?
Cinq questions, une minute. Vous repartez avec vos trois missions conseillées et le temps que vous récupéreriez.
Question 1 sur 5
Un prix clair, du diagnostic au suivi.
Pas de devis surprise : vous savez dès le premier rendez-vous ce que vous paierez, et pour quoi.
Diagnostic
Offert 45 minutes
En visio, ou chez vous en Haute-Savoie et Genève. On repère les tâches qui vous coûtent le plus et on chiffre ce temps. Proposition écrite sous 48 h.
Installation
1 990 € HT, une fois
Trois missions au choix, branchées sur deux de vos outils, testées sur vos données, et une heure de formation de l'équipe. En service en 2 à 3 semaines.
Rodage
Inclus 30 jours
Ajustements sans limite pendant le premier mois, jusqu'à ce qu'il travaille exactement comme vous.
Suivi
149 € HT par mois
Serveur et usage de l'IA compris, maintenance, une heure d'ajustements par mois et un bilan de ce qu'il a fait.
J'installe chaque assistant moi-même. Deux par mois, pas plus.
Je m'appelle Alexandre. Depuis 2021, je crée des outils numériques pour des professionnels, et ma société, Vibe Studio, édite aussi CoolSEO, un logiciel construit avec des agents IA. Mon propre assistant m'envoie mon point chaque matin à 6 h.
Basé à Annecy, je viens vous voir en Haute-Savoie et Genève. Du diagnostic au suivi, vous avez un seul interlocuteur, qui connaît votre entreprise.
Alexandre ByFondateur de Vibe Studio
Vos questions.
Une autre question ? Posez-la dans le formulaire juste en dessous, je vous réponds.
Pour aller plus loin : ce qu'est un agent IA et ce qu'il coûte, l'IA et le RGPD dans une PME.
L'assistant envoie-t-il des mails tout seul ?
Non. Il prépare les réponses, les relances et les saisies, et c'est vous ou votre équipe qui validez d'un clic. Rien ne part sans un humain.
Mon métier n'est pas dans les exemples.
Les quatre exemples sont les plus courants. Si votre équipe passe des heures sur des tâches de bureau qui se répètent, un assistant peut les prendre en charge : on le vérifie pendant le diagnostic.
Où vont mes données ?
Chaque entreprise a son propre serveur, en Europe. L'assistant n'accède qu'aux outils dont il a besoin, et tout ce qu'il fait est noté dans un journal consultable. Un accord de traitement des données (RGPD) est signé avec vous.
Ça marche avec mes logiciels ?
Avec votre messagerie (Outlook ou Gmail) et vos tableaux Excel ou Google Sheets, toujours. Pour votre logiciel de gestion ou votre ERP, on vérifie pendant le diagnostic ce qu'il permet de brancher.
Combien de temps ça demande à mon équipe ?
Une heure de formation, puis quelques secondes par validation. Pendant le premier mois, on ajuste ensemble autant que nécessaire.
Et si ça ne nous convient pas ?
Pendant les 30 jours de rodage, on ajuste sans limite. Ensuite, le suivi est sans engagement, avec un mois de préavis.
Va-t-il remplacer des salariés ?
Non. Il enlève à vos équipes les tâches répétitives, pour qu'elles passent leur temps avec vos clients plutôt qu'à recopier des documents.
Réservez votre diagnostic.
45 minutes offertes, en visio ou chez vous. Vous repartez avec la liste des tâches à confier et le temps que cela vous rendrait, même si vous n'allez pas plus loin.
Ou par e-mail : contact@vibestudio.club